Så jobbar vi med inköp
Swedavia köper varor, tjänster och bryggentreprenad för miljardbelopp varje år. De kommande fyra åren beräknas investeringstakten att ligga på cirka 4 miljarder SEK årligen.
Swedavia ska som ett statligt ägt bolag vara ett föredöme inom hållbar utveckling och upphandling. Den höga investeringstakten ställer stora krav på oss som inköpare men också på våra leverantörer. Tillsammans ska vi verka för att våra projekt genomförs i rätt tid och till rätt kostnad. Våra leverantörer är viktiga för oss och avgörande för våra framgångar och tillväxt. Här finner du som leverantör information hur vi jobbar med inköp och upphandling.
Lagkrav
Vid köp av varor och tjänster lyder Swedavia i huvudsak under LUF (Lag 2016:1146, om upphandling inom försörjningssektorerna) och till vissa delar under LOU (Lag 2016:1145, om offentlig upphandling). Swedavia lyder även under LUK (Lag 2016:1147), om upphandling av koncessioner. Lagarna bygger på EU-direktiv om upphandling och innebär att ett antal grundläggande principer ska följas. Vid varje upphandling ska Swedavia bland annat säkerställa att alla leverantörer behandlas likvärdigt och icke-diskriminerande samt att vi genomför upphandling på ett transparent och proportionerligt sätt.
Swedavia omfattas inte av offentlighetsprincipen eller de skyldigheter som följer därav. Vad som föreskrivs i Tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter gäller därmed inte på Swedavias upphandlingar.
Läs mer om LUF, LOU och LUK hos:
Skicka e-faktura till Swedavia koncern
Leverantörer ska från den 1 april 2019 enligt lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling fakturera oss elektroniskt.
Swedavia Inköp
Alla upphandlingar utförs av Swedavia Inköp som är en central funktion för hela koncernen. Swedavia Inköp har till uppdrag att via en effektiv och koncerngemensam inköpsprocess bidra till Swedavias lönsamhets- och hållbarhetsmål.
Inköpsprocessen inkluderar upphandling men syftar också till att säkerställa att de leverantörer som har kontakt med Swedavia är införstådda i våra strategiska mål och visioner.
En stor del av Swedavias inköpsarbete innebär att vi ska ha en aktiv dialog med leverantörsmarknaden innan vi genomför upphandlingar. Det är Swedavia Inköp som ansvarar för att dessa dialoger sker i enlighet med det regelverk som omfattar offentliga upphandlingar.
Vid upphandling av koncessioner skiljer sig processen avseende det strategiska ansvaret och dialogen med marknaden. För den här typen av upphandlingar ligger det strategiska ansvaret hos Swedavias enhet inom Marknad och Kommersiell utveckling. Mellan Swedavia Inköp och Marknad och Kommersiell utveckling finns ett nära samarbete.
Leverantörsuppföljning
Leverantörsuppföljning är del av Swedavias arbete med att utveckla inköpsverksamheten. Vi följer upp våra strategiska leverantörer med syfte att öka affärsmässigheten och få största möjliga nytta av våra pengar genom bra och avtalsenliga leveranser.
En väl utförd leverantörsuppföljning bidrar till Swedavias långsiktiga utveckling av vår inköpsverksamhet och säkerställer framförallt att vi tillsammans med våra leverantörer kan identifiera och genomföra förbättringsåtgärder som kommer hela vår verksamhet till godo. Att kontinuerligt följa upp befintliga leveranser minskar risken för återkommande fel eller problem i kommande upphandlingar och leveranser. Tillsammans med våra leverantörer arbetar vi därför hela tiden för att utveckla och förbättra leveranserna och därmed även servicen till våra kunder.
Upphandling
En del i inköpsprocessen utgörs av upphandlingsprocessen, vilken följer av de krav som regleras i LUF och LOU.
Swedavia annonserar sina upphandlingar i databaserna e-avrop och EU-databasen TED. Beroende på upphandlingens värde sker annonsering enligt följande:
| LUF | Annonseras i e-avrop | Annonseras i TED |
|
Direktupphandling |
Nej (med vissa undantag) |
Nej |
|
Under tröskelvärde |
Ja | Nej |
|
Över tröskelvärde |
Ja | Ja |
| LOU | Annonseras i e-avrop | Annonseras i TED |
|
Direktupphandling |
Nej (med vissa undantag) |
Nej |
|
Under tröskelvärde |
Ja | Nej |
|
Över tröskelvärde |
Ja | Ja |
|
LUK |
Annonseras i e-avrop | Annonseras i TED |
|
Direktupphandling |
Nej (med vissa undantag) |
Nej |
|
Under tröskelvärde |
Ja | Nej |
|
Över tröskelvärde |
Ja | Ja |
För att registrera dig i de databaser som Swedavia använder, gå in på databasleverantörens hemsida nedan.
Swedavias kvalificeringssystem TransQ
När Swedavia upphandlar enligt LUF kan ett kvalificeringssystem användas. Det är endast vid upphandlingar över tröskelvärdet som Swedavia använder sig av kvalificeringssystemet TransQ. TransQ är ett internetbaserat leverantörsregister och kvalificeringssystem som drivs av Achilles på uppdrag av de ledande nordiska transportorganisationerna. Genom att använda TransQ får Swedavia en snabbare och effektivare upphandlingsprocess eftersom de leverantörer som finns med i TransQ är kontrollerade och godkända leverantörer till Swedavia.
En normal kvalificeringsprocess tar upp till fyra veckor. Kvalificeringen uppdateras årligen, vilket går fortare än den initierade kvalificeringen. Att Swedavia använder sig utav TransQ annonseras årligen i databasen TED. En administrativ avgift tars ut för att vara registrerad i TransQ.
Vid frågor om kvalificeringen eller om ni önskar att kvalificera ert företag för att bli en potentiell leverantör till Swedavia, ta kontakt med Achilles.
Läs mer här: Achilles och TransQ
Anbud
Anbudsprocessen utgör en grundpelare i en upphandling. Anbudsprocessen ter sig på olika sätt beroende på upphandlingens värde (förenklat eller förhandlat förfarande) Swedavia arbetar löpande med att förenkla anbudsprocessen genom att ha en aktiv dialog med våra leverantörer och anbudsgivare men att jobba med offentlig upphandling innebär dock alltid ett antal formaliteter som måste genomföras och i vissa fall godkännas.
För att förenkla anbudsprocessen kan du som leverantör tänka på följande:
- Läs upphandlingsdokumenten noga och i god tid, även eventuella kompletteringar, frågor och svar
- Om något är oklart, ställ frågor så tidigt som möjligt
- Utforma anbudet i enlighet med de anvisningar som finns i underlaget
- Säkerställ att ställda krav är uppfyllda
- Bifoga alla efterfrågade dokument
- Kontrollera alla viktiga datum och säkerställ att ni lämnar in dokumenten i rätt tid. Ett anbud som kommer för sent får inte beaktas och måste tyvärr förkastas.
Att vara leverantör till Swedavia
Swedavias ambition är att ha givande och utvecklande leverantörsrelationer som bygger på förtroende och ömsesidighet och som ger fördelar för båda parter. Swedavia ställer stora krav på sin egen organisation och väljer därför noggrant ut sina leverantörer. Hållbarhet utgör grunden för Swedavias verksamhet och även våra leverantörer behöver jobba med hållbarhet inom olika områden.
En del i att vara leverantör till Swedavia innebär att följa Swedavias uppföranderegler; Code Of Conduct, och att ha en viss ekonomisk och finansiell stabilitet. Det senare innebär att Swedavias leverantörer normalt sett ska ha en kreditvärdighet som uppfyller minst UC riskklass 3 (normalrisk) enligt UC Riskklassificering eller motsvarande rating från ett annat kreditvärderingsinstitut.
I de flesta upphandlingar som Swedavia genomför ställs krav på ett strukturerat miljöledningsarbete.
Nedan finns de standardvillkor som Swedavia ställer i de flesta upphandlingar av varor och tjänster.
Nedladdningsbara dokument
- Code of conduct (svenska)
- Code of conduct (english)
- Swedavias allmänna köpvillkor (svenska)
- Swedavia GTC Procurement (engelska)
- Swedavias allmänna köpvillkor IT (svenska)
- Swedavias allmänna köpvillkor IT (engelska)
- Verifiering av krav på anbudsansökandes miljöarbete (svenska)
- Verifiering av krav på anbudsansökandes miljöarbete (engelska)
- Airport Regulations för Fordon på Airside - se respektive flygplats Swedavia.net
- Airport Regulations Elektroniska installationer och elektroniska produkter samt radiosändare
Särskilda regler för arbete på flygplats
Swedavias flygplatser är skyddsobjekt, vilket innebär särskilda regler för utförande på flygplatserna. Allt arbete på en flygplats delas in i airside (området efter säkerhetskontrollen) och landside (området före säkerhetskontrollen). På airside krävs särskilda tillstånd och alla, inkl. leverantörer som arbetar löpande på airside behöver genomgå säkerhetsprövning.
På swedavia.net finns mer information om särskilda regler för respektive flygplats. Där finns även blanketter och ansökningsdokument för diverse tillstånd som krävs och information om kostnader relaterade till de olika tillstånden.
Byggentreprenad
Swedavia är även en stor byggherre. En stor del av våra investeringar på flera miljarder årligen utgörs av olika entreprenader.
Inom Swedavia Inköp har vi en egen funktion ”Projektinköp” som hanterar alla inköpsärenden kopplade till dessa entreprenader och de stora projekt som genomförs på Swedavia.
Inom entreprenader använder sig Swedavia av Branschens Allmänna Bestämmelser, (AB04, ABT06, ABK09, ABA99), som ska gälla vid upphandling och avtal av entreprenader och byggtekniska konsulter samt för leverans av industriella anläggningar.
Nedan finns de standardvillkor som Swedavia ställer krav på i de flesta upphandlingar av entreprenader:
- Code of Conduct (svenska)
- Code of conduct (english)
- Verifiering av krav på anbudssökandes miljöarbete (svenska)
- Verifiering av krav på anbudssökandes miljöarbete (engelska)
- Miljökrav för projektering (MP)
- Miljökrav för byggenomförande (MB)
- Miljöplan projektering Mall
- Miljöplan för byggenomförande Mall
- Rambeskrivning för integrerad fastighetsinformation
- Leveransspecifikation för integrerad fastighetsinformation
- Specifika instruktioner formalia 1.0
- Krav för geodetisk mätning på Swedavia
- Sekretessförbindelse för konsult och entreprenör
- ID06 Allmänna bestämmelser om legitimationsplikt och närvaroredovisning, Sv/En Version.
- Airport Regulations (se AR för respektive flygplats)
- Överenskommelse för att motverka mutor och korruption
- Airport Regulations Elektroniska installationer och elektroniska produkter samt radiosändare
Kontakta oss
Har du frågor kring upphandling eller vill komma i kontakt med Inköp på Swedavia, vänligen kontakta oss via inkop@swedavia.se